Alternate Text

بخش مقالات

مديريت فرايندهاي كسب و كار، تعاریف و اهمیت موضوع

انتشار : 1397/11/04

فرآيند مجموعه‌اي از عملياتهايي است كه به منظور دستيابي به هدفي معين به همراه برخي از وظايف در يك سازمان تعريف مي‌شود. بنابراين مجموعه فعاليتهايي كه در سازمان انجام مي‌شوند در قالب فرآيندهايي هدف‌دار ساماندهي مي‌گردند.

تصویر مقاله

مقدمه

فرآيند مجموعه‌اي از عملياتهايي است كه به منظور دستيابي به هدفي معين به همراه برخي از وظايف در يك سازمان تعريف مي‌شود. بنابراين مجموعه فعاليتهايي كه در سازمان انجام مي‌شوند در قالب فرآيندهايي هدف‌دار ساماندهي مي‌گردند. از اين رو احتمال انجام شدن يك فرآيند در بيش از يك واحد سازماني كاملا محتمل است (ديدگاه افقي).

در واقع مي توان گفت سازمان از دو بخش فرآيندي و ساختاري تشكيل مي‌گردد، و تفكيك اين دو از يکديگر، تنها براي سهولت بررسي و اعمال اصلاحات مي باشد. بطوريکه در عمل اين دو آنچنان به يكديگر تنيده‌اند كه جدايي شان نه ممكن است و نه حتي مطلوب. با اصلاح دو (ساختار– فرآيند) مي توان سازمان را به مثابه يك سيستم کلان، بهبود بخشيد و لازم است هميشه متوجه افراد سازمان و روابط آنها، انگيزش‌ها، تعامل‌هاي گروهي و ديگر مسايلي كه در جمع مطرح مي شود بود و از آن غافل نماند، چرا که سپردن ساختارهاي بهبود يافته و اصلاح شده بدست فرآيندهاي انساني بهبود نيافته كوششي باطل است.

سيستم‌هاي مديريت فرايندهاي كسب و كار(BPMS[1]) ماموريت نگهداري، تحليل، مديريت و كنترل و كاهش ريسك فرايندهاي سازماني را بعهده دارند و بهبود سازمان و دستيابي به اهداف آن را از طريق مديريت فرايندها امكانپذير مي‌سازند. در واقع بدون اينگونه سيستم‌ها حركت بسمت سازماني فرايندگرا امكانپذير نخواهد بود.

تعریف فرایند کسب و کار

يک فرايند كسب و كار شامل مجموعه اي از فعاليتها مي باشد که در يک محيط سازماني و فني اجرا مي شود. اين فعاليتها به منظور رسيدن به اهداف کسب و کار با هم ترکيب مي شوند. هر فرايند كسب و كار توسط يک سازمان انجام مي شود که مي تواند با فرايندهايي که توسط سازمانهاي ديگر اجرا مي شود در تعامل باشد."(فينگار- 2005 )

تعریف مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM)

بسياري از شرکتها به تجربه ياد گرفته اند که BPM يک سرمايه گذاري قوي در رويارويي سريع با نيازهاي تغييرات درنوعي از دنياي پوياي امروزه است. مدل فرايند كسب و كار براي نمايش ترسيمي از گردش کار بکار ميرود که ميتواند شامل اطلاعات و هم شامل مستندات واقعي آن در يک فرايند كسب و كار باشد.

تعاريف مختلفي در خصوص مديريت فرايندهاي كسب و كار ارائه گرديده است كه در ادامه به برخي از آنها اشاره گرديده است.

تعريف شركت گارتنر:

منظور از «مديريت فرآيندهاي كسب‌وكار» يا BPM ، طراحي، اجرا و بهبود فعاليت‌هاي بين‌وظيفه‌اي است كه اشخاص، سيستم‌هاي اطلاعاتي و شركاي تجاري را به‌هم پيوند مي‌دهد.

تعريف شركت BEA:

راهبردي براي مديريت و بهبود عملكرد يك كسب‌وكار از طريق بهينه‌سازي مستمر فرآيندهاي كسب‌وكار در يك چرخه بسته از مدلسازي، اجرا و اندازه‌گيري.

تعريف شركت مشاوره‌اي سلنت:

يك راه‌حل كامل «مديريت فرآيندهاي كسب‌وكار» راه‌حلي است گه امكان طراحي، يكپارچه‌سازي، اجرا، پايش و بهينه‌سازي گردش‌كارها را بين اشخاص و برنامه‌هاي كاربردي فراهم مي‌كند.

تعريف انجمن متخصصين BPM:

يك راه‌حل كامل «مديريت فرآيندهاي كسب‌وكار» راه‌حلي است كه امكان "«مديريت فرآيندهاي كسب‌وكار»  يك رويكرد منظم براي شناسايي، طراحي، اجرا، مستندسازي، پايش، كنترل و اندازه‌گيري فرآيندهاي دستي و خودكار كسب‌وكار، براي دستيابي به نتايج هدف‌گذاري‌شده سازگار با اهداف استراتژيك سازمان است.BPM شامل تعريف، بهبود، نوآوري و مديريت فرآيندهاي سراسري كسب‌وكار، به‌شكلي ازپيش‌سنجيده، مبتني بر همكاري و به صورت روزافزوني مبتني بر تكنولوژي است، فرآيندهايي كه به نتايج كسب‌وكار منجر شده، ارزش ايجاد كنند و سازمان را در دستيابي به اهداف كاري خود با چابكي بيشتر توانمند سازد.

علل رویکرد سازمانها به سمت مدیریت فرایندهای کسب و کار

برخي از علل رويكرد سازمانها بمنظور استفاده از BPM بقرار زير است:

  • مستندسازي و تعريف فرايندها: استانداردهايي مانند BPMN[2] امکان مستندسازي فرايندها را فراهم مي نمايد. خودكار سازي اجراي فرايندها: با BPM تمام قوانين و منطق هاي تجاري سازمان اتوماتيك خواهند شد. (جستون- 2003)
  • شناسايي فرصتها و بهبود فرايندها: BPM معيارهايي را براي اندازه گيري هزينه فرايندها و زمان اجرا (كه در اين صورت بهينه سازي بر اساس نتايج واقعي خواهد بود) فراهم مي كند. (اولد -1999)  
  • حذف فعاليتهاي غير ضروري: در BPM به كمك مدلسازي فرايندها، سازمانها مي توانند فرصتي براي حذف كارهاي غير ضروري داشته باشند. ( شارتر- 2005)
  • کنترل کارايي فرايندهاي در حال اجرا: BPM با ابزارهاي نظارتي امکان نظارت وضعيت فرايندها را ممکن مي سازد در نتيجه اين کنترل باعث ثبات و سازگاري فرايندها براي رسيدن به کيفيت بيشتر و بهينه کردن آنها براي کارايي بيشتر مي شود (فينگار- 2005 )
  • همكاري مشتري ها و شركا در فرايندهاي تجاري: BPM امكان همكاري مشتريان و شركا را در خارج از سازمان فراهم مي كند و براي فرايندهايي كه در خارج از محدوده سازمان قرار دارند بسيار كاربردي خواهد بود. (تاورز -2006)
  • کاهش منابع مورد نياز: فرايندهاي كسب و كار به افراد و منابع بسياري نياز دارند تا اجرا شوند. BPM مي تواند تعداد منابع مورد نياز براي يك فرايند را كاهش دهد(تاورز -2006)
  • افزايش هماهنگي: BPM هماهنگي بين بخش‌هاي مختلف يك سازمان را از بعد جغرافيايي بهبود مي‌بخشد. (فينگار- 2005 )
  • افزايش سرعت اجراي سيکل فرآيندها: BPM با كاهش زمان اجراي فرايندها و امكان اجراي موازي آنها سرعت كسب و كار را بهبود مي دهد. ( شارتر- 2005)
  • چابکي سازمان: BPM اين امكان را براي سازمانها فراهم مي كند كه در صورت تغيير شرايط به راحتي بتوانند تغييرات را در فرايندها را اعمال نمايند. به اين ترتيب مديريت فرآيندهاي كسب و كار به حفظ موقعيت سازمان در بازار رقابتي کمک مي نمايد. (مايکل – 2003 )
  • افزايش رضايتمندي مشتري: BPM با کاهش زمان اجرا و اطمينان از درستي آنها باعث مي شود كه مشتريان سريعتر و آسانتر به نيازمندي هاي خودشان برسند.

BPM مي تواند باعث افزايش بهره وري فرآيندها شده و همچنين امکان نظارت بهتري بر عمليات كسب و كار بدهد. سازمانهايي که در متدولوژيها و فناوريهاي BPM سرمايه گذاري نموده اند شاهد بازگشت سريع سرمايه گذاري خود بوده و ارزش بهتري از سيستمهاي موجود خود بدست مي آورند. در واقع بر پايه اطلاعات گردآوري شده توسط يکي از عرضه کنندگان سيستمهاي BPM مشتريان اين سيستمها بهبود هاي زير را شاهد بوده اند : (جستون- 2003)

  • 100% افزايش در بهره وري
  • 95% بهبود کيفيت خدمات
  • 82% کاهش هزينه هاي عملياتي
  • 82%  افزايش سرعت اجراي سيکل فرآيندها

 

مدل های مديريت فرايندهاي كسب و كار

مدلهاي مديريت فرايندهاي كسب و كار  كه مورد توجه مي‌باشند و رويكردهاي مختلف را در مديريت فرايندهاي كسب و كار باعث مي‌شوند عبارتند از:

  • مدل سرويس گرا Service-Oriented :

مدل سرويس گرا باعث مي‌شود تا BPM بتواند با ساير Application  هاي خارجي ناهمگون ارتباط برقرار كند بطوري كه هريك از اين Application  ها را جزئي از خود محسوب مي‌كند. اين مدل برروي يكپارچه سازي و هماهنگ سازي سرويس ها و نرم افزارهاي كاربردي متمركز مي‌شود و از رابط هاي كاربري استاندارد مانند SOAP  ، BPEL ، WSDL  ، J2CA استفاده مي‌كند. همچنين باعث در هم آميختگي ارتباط فرايند ها و منطق برنامه هاي كاربردي شده و مهمتر از همه باعث كنترل متمركز برروي فرايند هاي منطقي سرويس ها ميشود .

  • مفهوم گرا  Context-Driven:

مدل مفهوم گرا باعث مي‌شود تا هماهنگي لازم با مسير هاي فرايند هاي كاري با BPM  بوجود آيد

ولي تغييرات در فرايند هاي كاري را براحتي پشتيباني نمي نمايد. اين مدل بسياري از خواص مدل سرويس گرا را دارا مي‌باشد بشرط اينكه كليه نرم افزارهاي كاربردي توسط سيستم BPM  توليد گردد و بيشتر از اينكه Service Oriented   باشد Component Oriented  مي‌باشد.

  • گردش كار گراWorkflow-Driven :

مدل گردش كار گرا باعث مي‌شود تا فرايندهاي كاري ناپيوسته در سيستم BPM  درحد تغييرات داده هاي خارجي پشتيباني شود .

  • قانون گرا Rule-Driven :

مدل قانون گرا باعث مي‌شود حوادث، قوانين جداگانه و شرايط محيط هاي خارجي توسطBPM  پشتيباني گردند.

مزاياي استفاده از سيستم مديريت فرايندهاي کسب و کار براي سازمانها 

همسوسازي فرايندهاي كسب و كار با استراتژيهاي سازماني:  استفاده از سيستم مديريت فرايندهاي كسب و كار امكان طراحي و مديريت فرايندهاي كسب و كار بر مبناي استراتژيهاي سازمان را فراهم مي آورد. به اين طريق مي توان ميزان دستيابي به استراتژيهاي سازماني را دنبال نمود و مورد ارزيابي قرار داد.

همسوسازي اهداف فناوري اطلاعات و اهداف كسب و كار: استفاده از اينگونه سيستمها باعث مي گردد تا بتوان نيازمنديهاي كسب و كار را بجهت پياده سازي آنها با استفاده از ابزارهاي فناوري اطلاعات بدرستي تعريف نمود. اين امر باعث يكپارچگي اهداف و نيازمنديهاي كسب و كار با اهداف و نيازمنديهاي فناوري اطلاعات مي گردد.

كنترل و پايش فرايندها: سيستم مديريت فرايندهاي كسب و كار اين امكان را فراهم مي آورد تا بتوان معيارهاي كنترلي را بر روي فرايندهاي سازماني تعريف نمود و فرايندها را بر اساس آنها مورد ارزيابي و نظارت قرار داد. اين امر مديريت را قادر خواهد ساخت تا بتوانند تصميمات خود را در جهت بهبود امور اتخاذ نمايند.

شفافيت: سيستم مديريت فرايندهاي كسب و كار با استفاده از قابليتهاي مستندسازي فرايندهاي كسب و كار اين امكان را فراهم مي آورد تا مديران بتوانند درك صحيحي از عملكرد فرايندهاي كسب و كار سازمان بدست آورند و مجموعه خود را مورد ارزيابي قرار دهند.

استانداردسازي و ايجاد زبان مشترك بين بخش طراحي فرايندها و توسعه سيستمها: استانداردسازي فرايندهاي كسب و كار با استفاده از سيستم مديريت فرايندهاي كسب و كار باعث مي شود تا بتوان زبان مشتركي بين استراتژيستها، تحليلگرها و طراحان فرايندهاي كسب و كار و توسعه دهنگان سيستمهاي كاربردي و عملياتي ايجاد نمود تا از اين طريق دوباره كاريها را حذف نمود.

بهبود فرايندهاي كسب و كار: سيستم مديريت فرايندهاي كسب و كار باعث مي شود تا بتوان مبنايي جهت بهبود فرايندهاي كسب و كار بلحاظ كيفيت، زمان و هزينه ايجاد نمود. به اين طريق مي توان فرايندها را با زمان كمتر، هزينه بهينه و با كيفيت بالاتر(پيچيدگي كمتر) در سازمان اجرا كرد.

چابكي در مقابل تغييرات: با توجه به تغييرات مداوم قوانين و مقررات ملي ، شرايط بازار و ظهور فناوريهاي جديد بايستي بتوان در سريع ترين زمان ممكن اين تغييرات را با استفاده از ابزارهاي فناوري اطلاعات به مرحله اجرا گذاشته و تغييرات انجام شده را براي حفظ مزاياي رقابتي و پاسخگويي به نياز بازار اعمال نمود. اينگونه سيستمها قابليت رديابي و اعمال سريع تغييرات در فرايندها را فراهم مي آورند.

مديريت نسخ فرايندها: استفاده از اينگونه سيستم ها باعث مي شود تا بتوان تغييرات فرايندها را ثبت و ضبط نموده و سوابق آنها را نگهداري نمود تا در صورت نياز بتوان به موقعيتهاي گذشته رجوع نمود.

ايجاد زبان ساده مدلسازي فرايندها: سيستم مديريت فرايندهاي كسب و كار با استفاده از قابليتهايي كه در اختيار تحليلگران و طراحان قرار مي دهد آنها را قادر به مدلسازي صحيح، قابل فهم و اصولي از فرايندهاي سازمان مي سازد و يكپارچگي را در اين حوزه بوجود مي آورد. اين امر زمينه هاي آموزش كم هزينه ،استفاده صحيح و پياده سازي سريع فرايندها را در سطح سازمان بوجود مي آورد.

يكپارچه‌سازي: اينگونه سيستم ها امكان يكپارچه سازي مدلسازي، اجرا و كنترل فرايندهاي كسب و كار را بوجود مي آورند.

مشاركت در طراحي فرايندها: استفاده از اين سيستمها ارتباط بين بخشهاي مختلف را در تحليل و طراحي فرايندها شامل طراحان فرايند، مسئولان فرايند و مديران ارشد را فراهم مي آورد و فضايي را جهت مشاركت همه بخشها فراهم مي آورد.

آموزش پرسنل جديد: قابليتهاي طراحي فرايندها با اينگونه سيستمها امكان آموزش ارزانتر و سريعتر پرسنل جديد را در مورد فرايندهاي سازمان ممكن مي سازد.

بسترسازي: ايجاد بستر لازم جهت انجام پروژه‌هاي ذيل:

  • بهبود فرايندهاي كسب و كار(BPI)
  • مديريت عملكرد (CPM)
  • معماري سازماني(EA)
  • مديريت فناوري اطلاعات(IT Service Management/ITIL)
  • مديريت كيفيت(Quality Management)
  • مديريت ريسك(Internal Controls, Risk & Compliance Management)
  • مديريت گردش كار(Workflow Management)
  • يكپارچه‌سازي برنامه‌هاي كاربردي سازمان(EAI)
  • هزينه‌يابي بر مبناي فعاليت(Activity-based Costing)
  • معماري مبتني بر خدمت(SOA)
  • توسعه/مهندسي نرم‌افزار(Software Development/Engineering)
  • محاسبه قيمت تمام شده خدمات

 

 


[1] Business Process Management System(BPMS)

[2] Business Process Management Notation(BPMN)

 

دیدگاه کاربران 0 دیدگاه
شما هم دیدگاه خود را ارسال کنید

تماس با ما

جهت مشاوره رایگان با متخصصان، اخذ نمایندگی و یا هر گونه سوال، علاوه بر استفاده از این اطلاعاتِ تماس، میتوانید از فرم زیر نیز استفاده کنید تا در اسرع وقت پاسخگو باشیم.

آدرس

ایران،تهران، خیابان ستارخان، خیابان باقرخان غربی، کوچه فروزنده، پلاک 5، طبقه دوم
پیام شما با موفقیت ارسال شد. سپاسگزاریم